外企邮件的这些规则，你应该学一下

从国企到外企的“电邮冲击”

张明最近从国企跳到了外企，一进入外企，他发现外企大多数工作都是在电邮上展开的，甚至同事之间70%的交往是在电邮上进行的，经过两个月的工作，他总结了三条经验：

邮件多过公文

张明过去在国企，曾经当过领导的秘书，国企盛行的是文本公文，公文都要打成小四号字的仿宋体。而现在任职的外企除了合约以外，基本是无纸办公。绝大多数对领导的请示、汇报都通过电邮，与同事的沟通也都要写电邮。外企的电邮也有规范，邮件主体尽量不要出现汉字，汉字只能在附件中出现。邮件字体一般要求英文用Verdana，汉字用细等线简体。

汇报，口头不如电邮

在国企的时候，张明经常去处长的办公室口头汇报工作，而且谁去汇报得越频繁，谁就越被同事认为是领导的红人。可是现在到了外企，老板从来没有叫他去汇报工作。过了两周，张明还在纳闷，被老板叫去问话：“你怎么从来不用邮件向我和同事汇报工作进度和反馈执行情况？”这一问，张明才知道外企不流行口头汇报工作，他才意识到外企一天的工作量可能是国企的4-5倍，领导没有那么多时间面对面听取工作汇报，而且领导也更健忘，需要邮件提醒。

抄送还是不抄送

张明在国企的时候，通常是对外才会使用邮箱，邮箱里面一周能收到4-5封电邮；而他来外企之后，一天就能收到15-30封电邮。经常同事会把一些与张明无关的邮件抄送到张明的邮箱里面来，一开始，张明还会诧异同事是不是发错了。

有一天，同事终于忍不住问张明：“张明，你怎么从来不把你的邮件抄送给我们呀，我们都是快销组的呀！”张明原来以为一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同一个团队的同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，这样整个团队才能协同前进。于是，张明开始了向团队和老板抄送，过了一段时间，老板又找张明麻烦了，“你怎么什么鸡毛蒜皮都抄送给我呀？”经过了一个半月，张明才掌握到了邮件抄送的尺度。

外企电邮门道多

很难想象，外企的电邮系统如果瘫痪上几天，公司的运营和管理会出现为什么样的状况。据统计，80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务。

电邮与每个白领的职业发展关系也是如此紧密，不要把电邮简单地理解为一封信，应该把电邮理解成为一种最重要的职场沟通方式。别小看了电邮功能中的抄送、暗送、转发等功能，简单的几个词，里面大有玄机。

面对面抄送是为了明晰责任

非外企人士经常会嘲笑，外企白领写电邮写到痴迷的程度，无论大事小事都写电邮，即使面对面坐着也要写电邮。对此，外企白领Echo的答复是：如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。最近有同事不按规矩出牌，用即时通讯工具给Echo传重要公文，结果Echo漏掉了。现在Echo即时通讯工具签名上多了一条，“请不要通过和MSN传文件！”

施压用抄送

相信大家看过宫廷剧，宫廷剧上大臣最喜欢说的是：“明儿个我参他一本，让他好看！”最先上奏折的是低级官员，然后双方阵营逐级往上添奏折，最后丞相和太师才露脸“互掐”。

职场的电邮世界也经常上演古老的宫廷剧，白领们也在跟帖上奏折“参”对方阵营一本。有的电邮被反复Reward(回复)，拖着长长的尾巴。逐条看下去，像是看一场没有硝烟的战争。小编曾经看一个邮件在短短30分钟，这封邮件被外企同事RE(回复)20次。原来是A部门的项目没有得到B部门的支持，给搞砸了，客户很生气，不仅不准备付款，而且不打算再与他们合作了。第一封电邮是客户发给A部门总监的，是一封拒绝付款的投诉信。但是，这封信却并没有被A部门的总监转发，而是由A部门的一个小小的项目经理“开球”，把邮件群发给了A部门4个小组的成员，希望大家找出责任人。然后小组成员接二连三地RE这个邮件，开始有A部门组员开始说B组坏话，还附上了证人与证词。后来，A部门总监写了一封悔过书并连同那封被RE(回复)了20次的电邮一并抄送给了大老板。从此B部门总监知道了A部门总监的威力，不敢再拆台。

邀功也用抄送

外企不流行口头汇报，发电邮是回报业绩的主要方式。这个场面在许多职场小说上都屡见不鲜，比如《米娅，快跑》上，David写了一个洋洋洒洒的Email，发给了包括亚太区甚至是美国总部在内的相关团队，狠狠地吹了一把。他甚至用了这样的语句：“请原谅我的这个邮件写得如此之长，因为我担心任何的一点删减都会影响到整个项目的辉煌。”不止是邀功，连自恋都溢于言表。

通常，相关被抄送人不能沉默，要表示祝贺。于是，大家真心实意地、虚情假意地都RE(回复)上Congratulations!(祝贺！)，邮件越滚越大，大家周而复始地玩这个模式化的游戏。

记着用秘密抄送

李丽在外企是公关专员，她有一次因为抄送方面的不太注意，被主管严厉批评。有一次很重要的公关活动，李丽将一份媒体统稿发给了8家媒体，而且8家媒体小编的邮箱都没有加密，小编之间都互相看得到。主管教训李丽她犯了两个错误：一个是针对不同的媒体，要写不同风格、题材和体裁的稿件，不能用通稿；另一个是，每个媒体都希望相关单位只请了他们这一家媒体，而发给他们的消息是独家消息。当一个小编看到一篇统稿被抄送给8个人时，他甚至连这篇文章都不想看了。

还有一次，李丽因为对主管没有秘密抄送也被批评，主管说：“给客户的邮件一定得抄送给我，这样我才能监控全局的工作。但是，你发给我的时候，一定要用密送功能。否则，在客户面前，我张口打哈哈装不知道就玩不转了。”

Email也是聊天工具

Lily某外企销售人员，她十分注意维护那些许久没有见面的客户关系。只要Lily看到什么幽默好玩的邮件，都会转发给她的朋友和客户们。这些邮件包括养生秘诀、笑话、一组趣味图片等。如果遇到有共鸣的话题，朋友们还会回复，这一回复，所有人都会接收到。大家持续回复下去，就变成了接龙，邮箱就变成了BBS。所以，客户对于Lily的印象总是很深刻。不过，Lily每次发这样的搞笑邮件都挖空了心思，需要到网上搜罗好多资源。因为她知道，发搞笑邮件是有风险的。如果确实搞笑，就联络了感情；如果不搞笑，那么就是给客户发了一封垃圾邮件。

电邮的升级版

电邮每天上演这看不见硝烟的战争，随着战争升级，电邮系统也升级了。一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能，还增加了很多新型“尖端武器”，比如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防窃听”功能，“不得回复”、“阅毕自行删除”这样颇有心机的功能。设计者的服务实在太贴心了，作为每日与电邮打交道的白领，如果不好好玩转电邮，还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。

Email办公英文的弦外之音

当小菜鸟们初入职场时，对“CC”、“F.Y.I.”这些邮件词汇一定是一头雾水。当小菜鸟们搞清楚了“CC”是抄送，“F.Y.I.”是供参考的字面意思还不够，还要理解发件人采用这种发件方式的用意。职场中充满了“潜台词”，不读懂这些弦外之音，难免日后不被“潜规则”误伤。

1. CC

CC是Carbon Copy的缩写，意思是抄送。对于抄送的邮件，表示发件人对抄送人的一种告知，抄送人是不用回复的。但是，这种告知是比较诡谲的，发件人往往真实的目的是要影响抄送人，而非主收件人。这表示发件人在“狐假虎威”、在“敲山震虎”，在用主收件人的压力去影响抄送人。潜台词：“XX，我已经告诉你了哦，做不做你看着办吧，反正大老板都已经知道了。而且，我已经没有什么责任了。”

2. F.I.Y.

F.I.Y.是for your information的缩写，意思是供你参考。这句话下面通常紧跟的链接和附件资料。潜台词：“XX，这件事与你有关，随便看看吧，不用太上心。”

3. Highlight

Highlight的意思是强调，在邮件中的特殊意思是有些事情你做起来很吃力了，可能搞不定。但是，作为下级，不好意思承认自己能力有问题完成不了任务，或是不敢责怪老板的计划不切实际以至于执行上有困难。潜台词：“这个事情我搞不定，老板，你要投入更多资源和关注了，而且方案可能需要修改。”

4. Unacceptable

Unacceptable的意思是不可取。外企很注意形式上对人的尊重，因此在批评员工时用词也选择一些不激烈的词。这些词通常是表扬词汇(如acceptable)的否定形式。如果老板说“It is unacceptable!”，这就很严重了。潜台词：“你这么做太差劲了，让我太不满意了，再这样下去，我就不客气了！”

5. Great/Wonderful

Great/Wonderful是一般性的夸奖。正如，广州人叫你“靓女”、“靓仔”不值得沾沾自喜一样，老外对你说“It’s great!”，“Wonderful!”，你也不必飘飘然。只要你工作不出差错，这句话就能经常在你邮件发送工作成果后老板的回复中看到。潜台词：“还可以吧，验收合格。”

Email常用词汇

addressee 收件人

address 地址

subject 主题

attachment 附件

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outbox 发件箱

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CC 抄送

BCC 密件抄送

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