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业务工作流程管理系统

了解业务工作流程管理，以及它如何协助您持续将您的业务工作流程最佳化与自动化，以提高效率并降低成本。

何谓业务工作流程管理?

按照 虽然它有时会与作业和专案管理搞混，但其范围其实比这些相近主题更广泛。作业管理着重个别作业，而BPM 则会观察整个端对端流程。专案管理指的是一次性工作范围，而BPM 则特别着重在可重复的流程上。组织可以透过持续的流程重新设计来简化其整体工作流程，从而提高效率与节省成本。此概念并不新鲜；六标准差和精益原则是BPM 方法的范例。

业务工作流程管理套件结合进阶分析、活动监视和决策管理功能，借此协调人员、系统、资讯与资料以达成业务工作成果。因此，它们在加速数位转型策略方面特别有帮助。

BPM 的类型

业务工作流程管理有三种主要类型： 以整合为中心，以人为中心，以文件为中心

以整合为中心的BPM：这些流程更依赖利用API 和机制来整合跨系统的资料，例如人力资源管理(HRM) 或客户关系管理(CRM) 等系统。

以人为中心的BPM：具有拖放功能的直觉式使用者界面可让团队将各种作业指派给不同角色，以便在整个流程中更容易找到问责对象。

以文件为中心的BPM：当公司在购买产品或服务时，需要经历过不同的形式与回合才能拟定客户与供应商之间的合约。

业务工作流程管理生命周期

成功的BPM 系统从定义工作流程所涉及的阶段开始。这有助于团队识别有待强化的领域，以及用于追踪进展的度量。组织可以应用业务工作流程管理来改善作业，从而获得更好的业务工作成果。若要达到这些成果，您应该充分了解BPM 生命周期。以下是五个生命周期步骤：

流程设计：从那里起，整个BPM 流程中的个别作业应该要能够辨别工作流程当中每个步骤的作业拥有者。应明确定义步骤，以便团队能够识别有待程序最佳化的领域，以及用于追踪其改善状况的后续度量。

模型：这应该包括特定详细资料，例如：时间表、作业说明，以及程序当中的任何资料流程。在此阶段中，使用业务工作流程管理软体会很有用。

执行：在纳入任何意见回馈之后，团队就可以开始将流程提供给更广泛的对象。

监视：在此阶段期中，团队应监视流程、测量效率改善，并识别任何其他瓶颈。

最佳化：在最终步骤中，团队会对流程进行任何最终调整以改善商业活动。

成功的BPM 专案需要仔细地规划和开放的沟通，但在改善一整套活动后，团队很快就会看到它的好处。

业务工作流程管理的优势

BPM 解决方案透过流程改善来提高组织价值，从而产生许多好处。其中一些包括：

提高效率与节省成本：它透过移除程序冗余和瓶颈来完成此任务，从而提高效率和生产力。拥有更多的敏捷性，企业可以更快达到预期的业务工作成果，他们可以将任何过多的资源分配给其他高度优先的工作。

强化员工和客户体验：藉由消除分心让员工能够专注于他们的工作和客户，从而提高客户满意度。清楚的工作流程还可以缩短员工入职过程中的学习曲线，进而提高生产力和参与度。

可扩充性更高的流程：业务工作程序管理工具可让角色变清晰、确保程序当中的一致性，同时还能找出将业务工作规则纳入自动化的机会，让团队更加专注创新。

更高的透明度：这可促进团队间的交流。

减少对发展团队的依赖：业务工作使用者可以快速且轻松地上线使用这些工具，以增进整个公司的流程自动化。

商务业务流程管理使用案例

BPM 软件提供更多的流程相关结构，并消除指定工作流程中的一些效率不彰。 已顺利应用它的部分范例包括：

内容发布： 媒体公司可使用 BPM 来自动执行内容的准备和递送流程，范围从内容建立到发布。 商业流程管理系统可设计成与内容管理、权限管理、内容流量与工作单等系统进行互动。

客户服务：客户服务代表可识别常见问题并交给聊天机器人进行处理，以便在有大量的服务要求时减轻团队负荷。 客服中心和聊天机器人的记录资料还可以协助流程的进一步自动化，并为客户提供更加个人化的回答。

财务：企业可以建立模板，将各种团队提交的采购单标准化，以便他们能够加速采购商业软件或硬件。 此外，还可以针对特殊情境建立自订工作流程。

人力资源： HR 可采用 BPM 以简化文件和工作流程管理。 它提供更加结构化的环境以便处理 HR 表单，例如员工入职和离职、绩效评估、休假申请及时间表核准。

银行业务： 当处理个人或企业的贷款时，银行需要评估申请者的潜在信用风险。 这涉及从多个来源收集信息，例如申请者、雇主和信用评级机构。 BPM 藉由管理整个程序的信息流程，以及减少说明文件中的错误，来加快贷款资格判定。

订单履行： 企业可使用 BPM 来提高其订单履行系统的作业效率。 他们可以使用 BPM 来管理特殊优惠、订单撷取及订单履行。 这可以将流程推向以客户为中心的订单管理，藉此创造更大的商业价值。