本来以图片的形式发了微头条的，貌似被压缩了，有点模糊，应网友的要求，我以文章的形式再发一遍，感兴趣的可以再看看

关键词：

到期提醒 | 自动发邮件 | 提取备注信息 | Excel与outlook交互

问题描述：

接着上期的分享（【Excel实战】供应链管理之物流追踪管理 | 按颜色和港口汇总每个状态下的数量之和——以图片的形式发过微头条），我们都知道去美国的货要申报ISF，也就是俗称的10+2（9.11恐袭后遗症），按照规定是要在开船日3天前做掉的 。

通常这个是由货代或者船公司操作的，为了节省成本，我司通过CargoSmart自己做申报，那么 及时申报 就是一个硬性规定，否则可能会导致$5000的罚款（还是相当贵的）。

每天的事情都很多，我们都可能会忘记，那么就必须互相提醒。以往是SCM和Logistics部门互相提醒，一个提醒发，一个提醒做，但是没有统一的平台很容易漏掉，怎么办？

由于发货更新都是基于BPF report（放在公档，开启文件共享，通过标准化定义格式以及更新规则，在小组内保持日常更新，每天以report的形式发给外区，主要作用是反应订单达成以及生产、物流安排的可视化统计，请参考前面提到的分享）， 当SCM进行daily的更新时，我们通过标准化定义后的备注信息来提取开船日期，但是这个不是很直观，统计起来比较麻烦。

BPF report

通过VBA 改进来优化这个流程，大大减轻了我们的工作。

改进后：

每天只需要输入日期，点OK即可。

输入日期参数

发送的邮件结果，内容杜撰的仅作举例用。

邮件结果

代码本身是可以自动发送的，在实际运用中我为了double checking，将最后一步省略了，见绿色备注部分，发之前瞄一眼，没错再人为发送。毕竟数据是人更新的，而且是team不同的人，有错误或者未及时更新难免的，做report的人必须把关审核，这也是提升准确率的步骤。 我们在平时的工作中也要有防错机制，如果代码不可能做到完全的除bug，我们就需要人为勘误，在科学技术日新月异的今天，机器终归是不能100%代替人。

代码示例：

代码1：抓取Excel表格中备注中的信息

code 1

代码2：调用outlook邮件发送生成的数据

code 2

不足的地方：

1.需要人为判断是哪个月份的工作表，因为目前report是按月做的计划。到跨月的时候需要稍加判断，比如2/26我要提醒3/1 开船的话，就涉及到跨工作表了，这时候如果在2月的worksheet里面是没有数据的，当前代码默认ActiveSheet的；

2.碰到周末或者节假日的时候，就需要多点几次。我想用excel的话，这个是避免不了的问题，周末还好说，法定节假日除非你提前定义，给个对照表，否则很难。实际中这个得不偿失，没必要。

3.严格定义了备注的输入规则，还是免不了其他人在更新的时候有不规则的地方。代码中设置了提醒，碰到异常，需要终止运行纠正后才能发送成功。“有规矩才成方圆”，我想这是工作标准化及协同办公必须的，毕竟AI还不发达。

4.手动输入当天日期，这个本身是可以用事件代码或者ontime方法自动实现的，但是还是涉及到假期的判断以及工作簿不可能常开的问题，这里人为干涉进行了处理。

涉及知识点：

• inputbox函数和inputbox方法的异同

• 字符串的提取转换

• 错误提醒及处理

• 调用outlook发送邮件

• 将列标数字转化为字母列标

• Address的用法

• 变量声明的字符缩写形式

• 工作表函数与VBA内置函数的区别

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运营：Excel365

本案例来自供应链管理实际工作应用，代码部分尽可能进行了优化，水平有限，欢迎理性批评指教