数字档案室建设评价指标4.6自评指标

数字档案室建设评价指标4.6自评指标

评价指标：传统栽体档案敪字化

1.规划本单位档案数字化工作，制定符合规范要求的档案数字化总体规划。未制定档案数字化总体规划的，扣0.2分；总体規划存在不符合规范要求的，扣0.1分。

一、明确档案数字化总体规划的目标与原则

1. 目标设定：

o 提高档案管理效率，实现档案信息的快速检索和利用。

o 保障档案信息的长期保存和安全性。

o 促进档案资源的共享和开发利用。

2. 原则确立：

o 规范性：遵循国家档案局及相关行业标准。

o 系统性：全面考虑档案数字化工作的各个环节。

o 可行性：确保规划的实施具有可操作性和可持续性。

o 安全性：保障档案数字化过程中的信息安全。

二、制定档案数字化总体规划

1. 现状分析：

o 评估现有档案的数量、类型、状态（如纸质、音像等）。

o 分析现有档案管理流程和技术条件。

2. 确定数字化范围与优先级：

o 根据档案的重要性和使用频率，确定数字化的先后顺序。

o 识别需要特殊处理的档案类型（如敏感信息、易损档案等）。

3. 技术选型与标准制定：

o 选择适合的数字化技术和设备（如扫描仪、OCR软件等）。

o 制定数字化过程中的文件格式、命名规则、存储标准等。

4. 流程设计：

o 设计档案数字化工作的具体流程，包括档案整理、扫描、质量控制、数据存储、备份与恢复等。

o 制定档案管理系统的使用和维护流程。

5. 人员培训与组织：

o 规划档案数字化工作所需的人员配置和角色分工。

o 设计并实施相关人员的培训计划。

6. 安全与风险管理：

o 制定档案数字化过程中的信息安全策略，包括访问控制、加密传输等。

o 评估并应对可能的风险，如数据丢失、泄露等。

7. 时间表与预算：

o 制定详细的实施时间表，包括各阶段的任务和里程碑。

o 编制预算，包括设备购置、软件许可、人员费用等。

8. 监督与评估：

o 设立监督机制，确保规划的实施符合预期。

o 定期评估档案数字化工作的效果，并进行必要的调整。

三、审查与发布

1. 内部审查：

o 组织相关部门和人员对规划进行审查，确保符合规范要求。

o 收集反馈意见，并进行必要的修订。

2. 发布与实施：

o 正式发布档案数字化总体规划，并确保所有相关人员了解并遵循。

o 启动规划的实施，并持续监督与评估。

通过以上步骤，可以确保本单位档案数字化工作的总体规划既符合规范要求，又具有可操作性和可持续性，从而避免扣分。

档案数字化工作制定符合的规范主要包括以下几个方面：

一、国家及行业标准

1. 《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）：

o 这是纸质档案数字化工作的主要技术规范，规定了纸质档案数字化的技术和管理要求，适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。

o 标准中详细说明了纸质档案数字化的基本环节，包括数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

o 对扫描分辨率、图像质量、存储格式、元数据描述等方面也提出了具体要求。

2. 《录音录像类电子档案元数据方案》：

o 针对录音录像类电子档案的元数据捕获、著录要求，确保这类电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。

3. 《照片类电子档案元数据方案》：

o 规定了照片类电子档案的元数据设计、捕获、著录的一般要求，适用于各级综合档案馆、机关、团体、企业事业单位。

4. 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）：

o 规定了文书类电子文件元数据的捕获、著录要求，为文书类档案的数字化提供指导。

二、国际标准与指南

· ISO/TR 13028《信息与文献 档案数字化实施指南》：

o 提供了档案数字化实施过程中的国际指导原则，包括数字化项目的规划、执行、监控和评估等方面。

三、其他相关标准与规范

· GB/T 20530-2006《文献档案资料数字化工作导则》：

o 为文献资料数字化工作提供了基本的工作导则，包括数字化工作的组织、实施、质量控制等方面的要求。

· DA/T 1《档案工作基本术语》和DA/T 18《档案著录规则》：

o 提供了档案工作中涉及的基本术语和档案著录的规范，为档案数字化工作提供了术语和著录方面的指导。

四、具体规范内容概述

档案数字化工作制定符合的规范通常包括以下几个方面：

1. 数字化前处理：

o 确定扫描页，编制页号，拆除装订，进行技术修复等。

2. 目录数据库建立：

o 制定目录数据库数据规则，录入档案目录数据，并进行数据质量检查。

3. 档案扫描：

o 选择适当的扫描设备，设置扫描参数，确保扫描后的图像清晰、完整。

4. 图像处理：

o 对扫描后的图像进行拼接、旋转、纠偏、裁边、去污等处理，确保图像质量。

5. 数据挂接：

o 将目录数据与对应的数字图像进行挂接，实现关联检索。

6. 数字化成果验收与移交：

o 对数字化成果进行验收，确保质量符合要求，并进行移交归档。

7. 存储与备份：

o 选择合适的存储设备或云平台，制定备份策略，确保档案的安全性和可靠性。

8. 元数据描述：

o 对数字化档案进行元数据描述，包括标题、作者、日期、关键词等，便于检索和访问。

综上所述，档案数字化工作制定符合的规范是多方面的，既包括国家及行业标准，也包括国际标准与指南，以及其他相关标准与规范。这些规范共同构成了档案数字化工作的技术和管理框架，确保了数字化工作的质量和效果。

示例：2025年某机关档案室档案数字化总体规划

一、档案数字化目标

2025年，某机关档案室档案数字化的主要目标是实现档案信息的全面数字化，提高档案管理效率，保障档案信息的长期保存和安全性，并促进档案资源的共享和开发利用。预期成果包括：完成全部纸质档案的数字化转换，建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和利用，以及档案数字化工作的标准化和规范化。

二、档案数字化范围

本规划将涵盖某机关档案室的所有纸质档案，包括文书档案、科技档案、人事档案等。这些档案室具有档案种类繁多、数量庞大、保管期限长等特点，因此数字化工作将分阶段进行，优先处理重要且使用频繁的档案。

三、档案数字化技术

1. 扫描技术：采用高速、高分辨率的扫描仪，对纸质档案进行数字化转换。

2. OCR技术：利用光学字符识别技术，将扫描后的图像转换成文本信息，便于检索和编辑。

3. 电子档案管理系统：开发或采购先进的电子档案管理系统，实现档案信息的存储、管理、检索和利用。

4. 云计算技术：利用云计算平台，实现档案数据的远程备份和灾备，提高数据安全性。

这些技术、工具和方法具有高效、准确、安全等特点，能够满足某机关档案室档案数字化的需求。

四、档案数字化流程

1. 数据采集：对纸质档案进行整理、编号，并使用扫描仪进行数字化转换。注意保持扫描环境的适宜温度和湿度，避免档案损坏。

2. 数据整理：对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁边等处理，确保图像质量。同时，利用OCR技术将图像转换成文本信息。

3. 数据存储：将处理后的档案信息存储到电子档案管理系统中，并进行备份。注意选择合适的存储设备和存储格式，确保数据的长期可读性。

4. 数据传输：在需要时，将档案信息传输到相关部门或人员。注意传输过程中的安全性，避免数据泄露。

5. 数据共享：建立档案信息共享机制，方便相关部门和人员快速获取所需档案信息。注意共享范围的控制，确保档案信息的合法使用。

在每个环节中，都需要注意操作规范、数据质量和安全问题，及时记录和处理可能遇到的问题。

五、档案数字化安全

1. 访问控制：建立严格的访问控制机制，确保只有授权人员才能访问档案信息。

2. 数据加密：在数据传输和存储过程中，使用加密技术保障数据的安全性。

3. 定期备份：定期对档案数据进行备份，并存储到不同的物理位置，以防数据丢失。

4. 安全审计：定期对档案数字化工作进行安全审计，及时发现和处理潜在的安全风险。

通过以上安全保障措施，可以确保某机关档案室档案数字化过程中的信息安全和风险控制。同时，也需要不断提高档案管理人员的安全意识和技术水平，共同保障档案数字化工作的顺利进行。

2.档案数字化工作文件收集齐全且管理规范。数字化工作文件包括数字化工作方案、数字化审批书、数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、数字化成果移交清单等，采取委托外部机构实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。上这数字化工作文件收集不齐全的，扣0.2分；数字化工作文件朱整理归档的，扣0.1分；保管期限低于数字化对象保管期限的，扣0.1分。

为了确保数字档案化工作的文件收集齐全、管理规范，并且不违反相关规定导致扣分，以下是一个详细的方案和建议：

1. 数字化工作文件的收集和整理

必备文件清单

· 数字化工作方案

· 数字化审批书

· 数字化流程单

· 数据验收单

· 项目验收报告

· 数字化成果移交清单

委托外部机构实施时的额外文件

· 项目招标文件

· 投标文件

· 中标通知书

· 项目合同

· 保密协议

收集方法

· 设立专门的文件收集小组：负责监控和确保所有相关文件的及时收集和整理。

· 制定文件提交时间表：规定每个阶段应提交的文件及时间节点，确保文件按时收集。

· 使用数字化管理系统：通过系统来跟踪文件的提交状态，确保没有遗漏。

2. 文件的归档和管理

归档流程

· 建立归档标准：制定详细的文件归档标准和流程，包括文件的命名规则、存储格式、存储位置等。

· 定期归档审核：定期对归档的文件进行审核，确保文件的完整性和准确性。

保管期限

· 明确保管期限：根据数字化对象的保管期限，明确每个数字化工作文件的保管期限，确保不低于数字化对象的保管期限。

· 定期复审保管期限：随着法规和政策的变化，定期复审和调整文件的保管期限。

3. 培训和监督

培训

· 定期培训：对文件收集和管理相关人员进行定期培训，提升他们的专业知识和技能。

· 新政策培训：当有新政策或规定出台时，及时对相关人员进行培训。

监督

· 内部监督：设立内部监督机制，定期对数字化工作文件的收集和管理进行检查。

· 外部审计：邀请第三方机构进行定期审计，确保文件的收集和管理符合规定。

4. 应急准备

· 制定应急预案：针对可能的文件丢失、损坏等风险，制定详细的应急预案。

· 定期备份：定期对数字化工作文件进行备份，确保数据的安全。

通过上述方案的实施，可以确保数字化工作文件的收集齐全、管理规范，并且避免因文件问题导致的扣分。同时，也可以提升整体数字化档案管理工作的效率和质量。

3.室藏非涉密，保管期限为永久、长期（30年）文书档案数字化率达到60%以上。未开展数字化工作的，扣3分；完成率在60%以下的，按比例扣分

为了确保室藏非涉密，保管期限为永久和长期（30年）的文书档案数字化率达到60%以上，并避免扣分，以下是一个详细的方案和建议：

1. 数字化目标设定

· 明确数字化目标：确定室藏非涉密，保管期限为永久和长期（30年）的文书档案为数字化对象。

· 设定数字化率目标：确保这些档案的数字化率达到60%以上。

2. 数字化工作计划

· 制定详细计划：根据档案的数量和类型，制定详细的数字化工作计划，包括时间表、人员分配、设备需求等。

· 分阶段实施：将数字化工作分为多个阶段，每个阶段设定具体的目标和完成时间。

3. 数字化流程管理

· 建立数字化流程：明确数字化的具体步骤，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、质量检查等。

· 监控进度：定期监控数字化工作的进度，确保按计划进行。

4. 质量控制

· 制定质量标准：制定数字化工作的质量标准，包括图像清晰度、分辨率、文件格式等。

· 进行质量检查：定期对数字化成果进行质量检查，确保符合标准。

5. 扣分风险管理

· 避免未开展数字化工作：确保至少开展了一部分数字化工作，以避免被扣3分。

· 提升完成率：通过有效的管理和执行，努力提升数字化工作的完成率，确保达到60%以上。

· 按比例扣分管理：如果完成率低于60%，需要计算具体的扣分比例，并采取相应的补救措施，如加班、增加人手等，以尽快提升完成率。

6. 持续改进

· 定期评估：定期对数字化工作进行评估，总结经验教训，提出改进建议。

· 技术更新：关注数字化技术的最新发展，适时更新设备和软件，提高数字化效率和质量。

通过实施上述方案和建议，可以有效确保室藏非涉密，保管期限为永久和长期（30年）的文书档案数字化率达到60%以上，并避免因数字化工作不足而导致的扣分。同时，也可以为档案的长期保存和利用奠定坚实的基础。

4.以磁带、银盐感光材料为记录载体的照片、录音、录像档案全部数字化。未开展工作的，扣2分；未完成的，按比例扣分。

为了确保以磁带、银盐感光材料为记录载体的照片、录音、录像档案全部数字化，并避免扣分，以下是一个详细的方案和建议：

1. 全面摸底与规划

· 全面摸底：对现有的以磁带、银盐感光材料为记录载体的照片、录音、录像档案进行全面摸底，确定其数量、类型和状态。

· 制定规划：根据摸底结果，制定详细的数字化规划，包括时间表、预算、所需资源等。

2. 数字化实施

· 采购设备：根据规划，采购必要的数字化设备，如扫描仪、音频视频转换器等。

· 专业培训：对参与数字化工作的人员进行专业培训，确保他们掌握正确的数字化技术和方法。

· 执行数字化：按照规划，有序地进行档案的数字化工作，确保每一份档案都被准确地转换为数字格式。

3. 质量控制与验收

· 质量控制：在数字化过程中，实施严格的质量控制措施，确保数字化成果的质量。

· 成果验收：数字化完成后，进行成果验收，确保所有档案都已成功数字化，并达到预定的质量标准。

4. 扣分风险管理

· 避免未开展工作：确保至少开展了一部分数字化工作，以避免被扣2分。

· 努力完成全部工作：通过有效的管理和执行，努力确保所有以磁带、银盐感光材料为记录载体的照片、录音、录像档案都完成数字化。

· 按比例扣分管理：如果未能完成全部数字化工作，需要计算具体的扣分比例，并采取相应的补救措施，以尽快完成剩余工作。

5. 持续改进与备份

· 持续改进：定期对数字化工作进行评估，总结经验教训，提出改进建议。

· 数据备份：对数字化后的档案进行定期备份，确保数据的安全和可恢复性。

通过实施上述方案和建议，可以有效确保以磁带、银盐感光材料为记录载体的照片、录音、录像档案全部数字化，并避免因数字化工作不足而导致的扣分。同时，也可以为这些珍贵档案的长期保存和利用提供有力保障。

5.建立档案数字化外包项目管理档案，数字化服务外包安全管理工作符合国家规范要求。检查档案数字化外包项目管理档案，档案整理不齐全的，扣0.2分；数字化外包项目管理档案内容不规范（包括服务外包合同、外包公司资质、数字化操作规程、监管记录不符合规范要求，未签订保密协议，未制定保密制度等）的，扣0.2分。

为了确保档案数字化外包项目的管理符合国家规范要求，并避免扣分，以下是一个详细的方案和建议：

1. 建立档案数字化外包项目管理档案

· 设立专门档案：为数字化外包项目设立专门的档案管理档案，用于集中存储和管理所有相关文件和信息。

· 明确档案内容：确保档案中包含服务外包合同、外包公司资质证明、数字化操作规程、监管记录等所有必要文件。

2. 规范化档案内容

· 服务外包合同：确保合同内容完整、合规，明确双方的权利和义务，特别是关于数据安全、保密和知识产权的条款。

· 外包公司资质：核实并记录外包公司的相关资质证明，确保其具备从事档案数字化工作的合法资质。

· 数字化操作规程：制定并归档详细的数字化操作规程，确保外包公司按照规范进行数字化工作。

· 监管记录：建立并维护监管记录，详细记录对外包公司的监管过程、发现的问题及整改情况。

· 保密协议与制度：确保与外包公司签订了保密协议，并制定了完善的保密制度，以保护档案信息的机密性。

3. 档案整理与归档

· 定期整理：定期对档案数字化外包项目管理档案进行整理，确保所有文件都按照规定的顺序和方式归档。

· 完整性检查：在整理过程中，检查档案的完整性，确保没有遗漏任何重要文件或信息。

4. 持续改进与监督

· 定期审查：定期对档案数字化外包项目管理档案进行审查，确保其内容的规范性和合规性。

· 加强监督：加强对外包公司的监督和管理，确保其严格按照合同和规程进行数字化工作。

· 及时更新档案：在数字化外包项目过程中，如有任何变更或新增文件，应及时更新到档案管理档案中。

通过实施上述方案和建议，可以有效确保档案数字化外包项目的管理符合国家规范要求，并避免因档案整理不齐全或内容不规范而导致的扣分。同时，也可以为档案数字化外包项目的顺利进行和档案信息的长期保存提供有力保障。

示例：数字化操作规程

数字化操作规程简化步骤：

1. 设备启动与检查：

o 确保所有设备连接正确，电源稳定。

o 先开电源，再启动软件，避免冲突。

o 如遇设备异常，先断电检查。

2. 数据采集：

o 准备待数字化的完整材料。

o 根据材料类型调整扫描参数。

o 执行扫描，确保材料平稳放置。

o 如扫描不清晰，检查镜头并调整参数。

3. 数据处理与校验：

o 对比原材料与扫描结果，确保无误。

o 根据需要转换文件格式。

o 保持数据处理环境清洁。

4. 存储与传输：

o 指定统一存储位置，便于管理。

o 定期备份数据，防止丢失。

o 使用加密方式传输数据，确保安全。

o 如遇存储或传输故障，及时恢复数据。

5. 数据分析与判断：

o 对数字化数据进行质量审查。

o 标记并处理异常数据。

o 提供准确数据支持业务决策。

6. 安全操作要求：

o 操作人员佩戴防静电手环。

o 保持工作区域整洁，禁止堆放易燃物品。

o 制定应急预案，如火灾、数据泄露等。

7. 规程更新与维护：

o 每年至少审查一次规程，确保其有效性。

o 跟随数字化技术发展，适时调整规程内容。

o 对新员工及现有员工进行规程培训。

这种方式以列表的形式逐条列出了数字化操作规程的主要步骤和注意事项，更加直观易懂。如果需要进一步可视化，还可以考虑使用图表、图标或图片来辅助说明每个步骤。

5.传统载体档案数字化技术参数等符合国家、行业或本省标准规范要求。纸质档案（含银盐感光纸质照片档案）数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式符合《纸质档案数字化规范（DA/T 31）》《档案著录规则》（DA/T 18）等标准要求；

一、纸质档案数字化技术参数

1. 扫描分辨率：

o 分辨率是扫描设备对扫描对象每英寸的采样点数，直接影响扫描图像的清晰度和文件大小。

o 一般而言，扫描分辨率应不小于200dpi。对于文字偏小、密集或清晰度较差的档案，建议扫描分辨率不小于300dpi。

o 若扫描后的档案需进行OCR文字识别或仿真复制等后续处理，分辨率要求更高。

2. 色彩模式：

o 根据档案内容的不同，可选择黑白二值、灰度或彩色模式进行扫描。

o 页面中有红头、印章、照片、彩色插图或多色彩文字的档案，应采用彩色模式扫描，以最大程度保留原貌。

3. 文件格式：

o 扫描后的图像文件一般保存为TIFF、JPEG等格式，这些格式具有良好的兼容性和可压缩性。

o 对于提供网络查询的图像，也可考虑存储为CEB、PDF等格式，以方便网络传输与检索。

二、图像处理

1. 图像偏斜度、清晰度、失真度检查：

o 对扫描后的图像进行质量检查，确保图像偏斜度、清晰度、失真度等指标符合标准。

o 对不符合要求的图像进行重新扫描或图像处理。

2. 去污处理：

o 清除图像页面中的黑点、黑线、黑框、黑边等杂质，保持图像清洁。

3. 裁边处理：

o 对彩色模式扫描的图像进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小文件容量。

三、数字化元数据采集

1. 元数据描述：

o 元数据是用于描述和管理档案的关键信息，如文件标题、日期、创建者、关键词等。

o 制定合适的元数据标准和规范，确保档案数字化后的内容易于检索、组织和管理。

2. 元数据元素的确定：

o 元数据元素的确定应符合《信息与文献 档案数字化实施指南》（ISO/TR 13028）等标准的要求。

四、目录数据库建设

1. 目录数据著录：

o 按照《档案著录规则》（DA/T 18）等标准的要求，规范档案目录内容的著录。

o 确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求，确保著录内容的完整性和准确性。

2. 数据库结构：

o 建立档案目录数据库时，需遵循相关标准要求的数据库结构，确保数据库的稳定性和可访问性。

五、数字副本命名和文件格式

1. 数字副本命名：

o 以纸质档案目录数据库中的唯一档号为依据，对扫描后的图像文件进行命名。

o 多页文件可采用该档号建立相应文件夹，并按页码顺序对图像文件命名。

2. 文件格式一致性：

o 确保所有扫描图像文件的格式一致，便于后续管理和利用。

综上所述，纸质档案数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式等方面均需严格遵循国家、行业或本省的相关标准规范要求，以确保数字化档案的质量和可用性。

录音档案、录像档案数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式符合《档案著录规则》DA/T18）等标准，以及本评价指标 4.4.3、4.4.4、4.5.3、4.5.4等要求。

一、数字化技术参数

录音档案

· 采样率与量化位数：根据《录音录像档案数字化技术规范》（DA/T 62—2017），录音档案的采样率应不低于44.1kHz，量化位数为16bit。然而，也有建议采用更高的标准，如96kHz采样率和24Bit量化位数，以确保音频质量并便于长期保存。

· 声道：单声道录制的档案以单声道采集，多声道录制的档案以立体声采集。

· 音频电平标准：输入信号的强度应在-30db到0db之间。

· 文件格式：录音档案数字化生成的数字音频文件应存储为WAV格式，这是公认的无损音频格式，适合长期保存。对于网络利用，可采用MP3、WMA等便于传输的格式，但这些格式通常是有损压缩。

录像档案

· 制式：根据录像档案的实际情况设置为PAL、NTSC或SECAM制式。

· 帧率与分辨率：标清录像的帧率为25帧/秒，分辨率为720×576；高清录像的帧率通常为25/30帧/秒，分辨率不低于1920×1080。

· 视频采样格式：标清不低于4:2:2，高清不低于4:4:2。

· 音频采样率与声道：音频采样率不低于44.1kHz，声道设置与录音档案相同。

· 视频码率：标清不低于6M/S，高清不低于12M/S。

· 文件格式：录像档案采集生成的数字视频文件应存储为MPEG-2格式，这是常用的视频编码格式之一。对于网络利用，可采用RM、ASF、WMV等格式。

二、图像处理

对于录像档案，图像处理主要包括视频画面的调整、修复、去噪等，以确保视频画面的清晰度和完整性。这通常涉及视频编辑软件的使用，对视频文件进行必要的处理以满足数字化标准。

三、数字化元数据采集

元数据采集是录音录像档案数字化过程中的重要环节，它涉及对档案内容的详细描述和标识。根据《档案著录规则》（DA/T 18）及相关标准，元数据采集应包括档案的标题、日期、创建者、描述、关键词等信息。这些信息对于档案的检索、管理和利用至关重要。

四、目录数据库建设

目录数据库是录音录像档案数字化成果的重要组成部分，它存储了档案的基本信息和数字化副本的链接。在目录数据库建设过程中，应确保数据库结构的合理性、数据的准确性和完整性。同时，应建立数据库的安全管理机制，防止数据丢失或泄露。

五、数字副本命名和文件格式

数字副本的命名应规范统一，以便于检索和管理。通常，数字副本的命名应包含档案的档号、创建日期、序号等信息。对于文件格式，如前所述，应根据档案的数字化目的和利用需求选择合适的格式进行存储和传输。

综上所述，录音档案和录像档案的数字化技术参数、图像处理、数字化元数据采集、目录数据库建设、数字副本命名和文件格式等方面均需严格符合相关标准和规范的要求，以确保数字化档案的质量和可用性。