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谈到报表数据分析，相信搞IT的人都不陌生。但其实做报表不只是IT工程师的工作，很多业务人员在工作中也离不开数据填报、汇总计算等等。无论是财务、销售、采购还是仓库管理，一款出色的数据报表都能为我们提供关键的业务洞察。

其实，制作数据分析报表并没有大家想象中的那么复杂，只要学会了基本的原则，熟练掌握工具操作，就能制作出满足不同业务场景的数据报表。下面，大师兄就为大家详细介绍制作数据分析报表的原则和详细步骤，手把手教你从零开始，掌握报表制作的精髓！

先给大家分享一些实用的报表数据分析模板，包括财务、销售、人事等常见的业务场景，点击链接即可下载：「链接」

一、数据分析报表的分类

首先，要明确需要制作哪种类型的报表。数据分析报表可以根据不同的业务需求，细分为多种类型，常见的有财务数据分析报表、销售数据分析报表、采购数据分析报表以及仓库数据分析报表。

1. 财务数据分析报表

关注点：企业的财务状况、经营成果和现金流量。

常见的财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表。

要求：数据准确无误，能够反映企业的财务健康状况，帮助决策者评估企业的盈利能力和偿债能力。

2. 销售数据分析报表

关注点：产品的销售情况、市场份额、销售渠道等。

常见的销售数据报表：销售额趋势图、销售地区分布图、客户贡献度分析等。

要求：通过销售数据分析，企业可以了解产品的市场表现，调整销售策略，提升销售业绩。

3. 采购数据分析报表

关注点：企业的采购活动，包括采购成本、供应商管理、采购效率等。

常见的采购数据报表：采购成本分析、供应商评估报告、采购周期分析等。

要求：通过对采购数据的分析，企业可以优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率。

4. 仓库数据分析报表

关注点：库存状况、库存周转率、缺货率等指标。

常见的仓库数据报表：库存量变化趋势图、库存周转率分析、缺货率统计等。

要求：通过仓库数据分析，企业可以更好地管理库存，减少库存积压，提高库存周转率。

二、数据分析报表的制作原则

在制作数据分析报表之前，明确报表的制作原则至关重要。有了原则，我们就能更好地规划报表内容。数据分析报表的制作原则就好比一把天平，可以随时检验我们做出的报表是否符合规范。原则听上去很抽象，那到底如何确定原则呢？其实就是要多问几个问题，问题问的越多，原则的制定就越详细。

举个例子：

那么我们下面就逐一来看：

1. 明确受众

明确受众是确保报告有效性和针对性的首要步骤。没有明确受众，做出来的效果重点就不突出，很难符合客户的需求。一般来说，我们的受众分为三类：高层领导、中层管理者、一线人员。

• 高层领导：他们通常希望快速概览业务全貌，关注战略层面的趋势、关键绩效指标（KPIs）的达成情况、以及可能影响业务方向的重大变化。因此，报表应聚焦于高度概括的数据摘要、趋势分析以及关键风险与机遇的提示。
• 中层管理者：他们更关心具体业务单元或职能部门的运营状况，需要深入了解驱动或阻碍目标达成的因素。报表应包含详细的数据分解、部门间对比分析及问题诊断的初步建议。
• 一线人员：他们直接参与业务执行，对日常操作中的具体问题有深刻体会。报表应提供具体任务完成情况、个人或团队绩效反馈、以及即时的行动指导，帮助他们优化工作流程。

2. 清晰目的

清晰目的又可以分为三步进行：

• 定义问题：报表的宗旨所在有两个方向——解决具体问题或验证假设。根据这两个方向，我们即可定义问题。
• 设定目标：明确利用数据报表分析后希望达到的成果，这里的成果包括提升效率、降低成本、增加收入等等。具体的还要结合实际问题来分析。
• 规划分析框架：基于问题和目标，设计分析路径，包括选择哪些数据、采用何种分析方法等。

3. 数据准确

数据的准确性是数据分析的基础，必须重视，因为数据直接影响结论的可靠性：

• 可靠数据源：确保数据来源于可信的、经过验证的源头，举个例子，企业内部系统、第三方权威机构等都可以为我们提供可靠的数据源。
• 数据清洗：对数据进行预处理，包括去重、缺失值处理、异常值检测与修正等。
• 交叉验证：通过不同渠道或方法获取的数据进行相互验证，确保数据的一致性和准确性。这是对我们获取数据准确性的双重保证。

4. 突出重点

在海量数据中提炼出关键信息，是提升报表价值的关键：

• 关键指标识别：基于业务目标和受众需求，筛选出最具代表性的指标进行展示。这里代表性的指标要根据具体的业务需求和受众特点进行灵活调整。
• 可视化优化：利用图表、图形等可视化手段，直观展示数据趋势、对比和异常点。

5. 易于理解

报表设计应兼顾专业性和可读性：

• 简化语言：避免使用过于专业的术语，专业的术语当然可以有，但过于专业的术语还是要尽量少出现，如果必须使用过于专业的术语，一定要给予必要的解释和定义。
• 逻辑清晰：按照逻辑顺序组织内容，一套好的逻辑，可以确保顺畅地跟随分析思路。
• 互动元素：在条件允许的情况下，加入筛选器、钻取等交互功能，可以根据自己的需求深入探索数据。
• 结论明确：在报表末尾一定要总结主要发现、提出建议或行动方案，这是一款数据分析的报表的最终归宿。通过数据报表分析，我们一定要能够明确我们的收获和具体的下一步的行动指南。

三、如何制作数据分析报表？

明确了数据分析报表的制作原则，接下来就为大家展示如何制作一款出色的数据分析报表。

上图是利用报表制作工具FineReport制作的一款简单报表最终效果图，FineReport是一款功能强大的数据报表工具，支持多种数据源接入，含有丰富的图表类型以及灵活的报表设计。我们今天就教大家一步一步利用FineReport这一工具，制作出上面的效果。FineReport的免费地址放在下面了，大家可以跟着一起实操：

新建数据连接

新建数据连接的目的是让 FineReport 设计器连接数据库，这样报表就可以在数据库中读取、写入或修改数据。

打开设计器，点击最上方菜单栏中「服务器>定义数据连接」，弹出「定义数据连接」对话框，设计器已经默认连接了一个名为 FRDemo 的内置数据库，点击「测试链接」，弹出「连接成功」提示框，表示数据库 FRDemo 成功与设计器建立连接。

接下来就可以从这个数据库中取数用于报表的设计。

新建报表

1）菜单栏点击「文件」可选择新建报表的类型，点击快捷按钮

可快速新建一张空白的「普通报表」。如下图所示：

本文示例新建的是「普通报表」。

2）新建报表时，报表会默认选择设计器应用于模板创建的主题，主题中对于模板样式、单元格样式、图表样式等已经进行了设计，在制作报表时，可以选择「跟随主题」即可快速复用主题中的样式。

普通报表默认主题为「经典浅灰」，主题名称展示在报表最上方工具栏处，点击可弹出「主题选择」页面，本示例选择了「清爽科技」主题。

准备数据

数据集是报表设计时的直接数据来源。

本示例在数据集管理面板中选择「模板数据集」，点击上方的

新建数据库查询ds1，输入 SQL 查询语句：SELECT * FROM 销量 ，取出「销量」表中的所有数据。

新建好数据集之后，可在数据集管理面板查看取出的数据。如下图所示：

至此报表的数据准备工作已经完成，下面对报表的样式进行设计。

表格设计

1）大标题

选中 A1~D2 单元格，点击「合并单元格」按钮，将其合并。如下图所示：

写入报表标题「地区销售概况」，点击右侧属性面板「单元格属性>样式」，选择「跟随主题>大标题」。如下图所示：

2）单元格斜线

从 1.3 节效果图我们可以看到，左上角有一个用斜线分隔显示三个表头字段信息的单元格。

将 A3 、B3 单元格合并后选中，点击上方工具栏「插入斜线」按钮，弹出斜线编辑对话框，在文本编辑框写入文字,如下图所示：

适当调整一下 A3 单元格的宽高，再设置 A3 单元格样式为「跟随主题>小标题」。如下图所示：

当设置为主题的「小标题」样式时，我们可以看到单元格字体较大，这时我们可以再点击「自定义」，各项设置均会保留主题中的样式，只需要修改下字体大小即可。

修改之后可看到单元格样式已经发生了变化，如下图所示：

3）填充表格数据

将数据集中需要展示的数据列拖入到对应单元格中。如下图所示：

数据列拖入单元格时，单元格扩展默认纵向扩展，我们需要将「产品」所在 C3 单元格设置为「横向扩展」。

选中 C3 单元格，点击「单元格属性>扩展」，修改扩展方向。如下图所示：

4）计算总销量

本例中需要横向统计每个销售员的销售总量，纵向统计每个产品的销量总计。

首先输入表头，在 D3 单元格输入文本「销售总量」，将 A5、B5 单元格合并后输入文本「总计：」。

选中 C5 单元格，插入求和公式，C4 为「销量」，即纵向统计每个产品的销量总计。插入公式可使用工具栏的快捷按钮，如下图所示：

D4 单元格要横向统计每个销售员的销售总量，同理插入求和公式 sum(C4) 。但由于每个单元格均存在父子格关系，单元格会跟随父格扩展或计算 。

所以本例 D4 单元格需要根据「销售员」字段进行计算，即 D4 单元格的左父格需设置为「销售员」所在的 B4 单元格。如下图所示：

最后在 D5 单元格插入公式求所有产品销量总和，公式输入均可。

5）设置剩余单元格样式

C3、D3、A4、B4、A5 单元格样式均设置为「跟随主题>表头」，C4、D4、C5、D5 单元格样式均设置为「跟随主题>正文」。如下图所示：

6）到这里表格部分就完成了，我们保存报表，点击「分页预览」看下效果：

参数设计

参数的作用在于通过设置参数，可以在参数面板中给参数添加控件，再将控件与报表数据进行绑定，进而实现根据参数查询指定的数据。

接下来我们开始设计报表的参数部分。

1）新增模板参数

菜单栏选择「模板>模板参数」，弹出模板参数设置对话框，新增一个参数，双击参数名重命名为「地区」，并设置默认值为「华东」。如下图所示：

2）设置参数面板

点击参数面板的编辑按钮，进入参数面板设置界面。可看到右上角控件设置面板处会显示未生成的参数，点击地区或者点击全部添加，将参数添加到参数面板。

此时会根据参数生成一个「标签控件」，一个未设置控件类型的自定义控件以及一个「查询按钮」控件，并取消勾选「点击查询前不显示报表内容」，如下图所示：

3）设置控件

点击自定义控件的编辑按钮，选择下拉。如下图所示：

4）控件绑定数据

本例中需要通过下拉框选择华东或华北来查询对应地区下的销售数据，所以绑定的数据字典需对应华东和华北的字段信息。

选中下拉框控件，在右边的控件设置面板选择「属性」，点击数据字典「编辑」按钮，类型设置为「数据库表」，数据库为「FRDemo」，选择数据库表为「销量」，列名的实际值和显示值为「地区」。

5）选中参数面板「para」，可设置参数面板的属性和样式。本例将「点击查询前不显示报表内容」取消勾选，显示位置设置为「靠左」。如下图所示：

6）设置单元格过滤

完成参数面板的设置后，点击界面中间的「编辑」按钮

即可返回表格界面。但是设置好参数控件后还不能实现根据下拉框中的参数查询指定地区的表格数据。因为数据集中的数据是将数据库中的数据全部取出来，表格的数据直接来源于数据集，所以还需要给表格设置数据过滤条件。

双击 A4 单元格，在弹出的数据列对话框中选择「过滤」，添加一个普通条件，让地区等于参数 $地区 ，点击「增加」按钮，点击「确定」。这样就将地区单元格与参数绑定起来，当下拉框选择了地区参数进行查询时，单元格只显示该地区下的数据。如下图所示：

7）到这里就实现了参数与表格数据的联动，我们保存预览，看下效果：

图表设计

图表的作用在于可以更加直观地表现数据，提升用户的报表查看体验。

本例将在单元格中用柱状图来直观化展示各销售员每个产品的销售总量。

1）插入图表

将 A7~D18 单元格合并后选中，点击上方工具栏「插入图表」快捷按钮，插入一个「柱形图」。如下图所示：

2）绑定图表数据

本例根据表格内容展示图形。

选中图表后，点击右侧属性面板「单元格元素>数据」，选择数据来源为「单元格数据」，分类名为公式 =B4，系列名为公式 =C3，值为公式 =C4。即图表 X轴 为 B4 单元格的「销售员」，系列为 C3 单元格的「产品」，Y轴 的值为 C4 单元格的「销量」。如下图所示：

3）图表样式设置

柱形图是对表格中地区销售数据的图形化展示，所以图表无需设置标题，那么在图表「样式>标题」中取消勾选「标题可见」即可。如下图所示：

4）完成图表的样式设置之后，还需要注意图表所在单元格的父格设置。本例中柱形图无需扩展，且不依赖左父格和上父格，所以需要将其扩展方向设置为「不扩展」，左父格和上父格均设置为「无」。如下图所示：

至此这张报表已经制作完成，下面我们就可以查看一下报表的效果。

效果预览

(1) PC 端

保存报表，点击「分页预览」，效果如下图所示：

(2 ) 移动端

App 端和 HTML5 端均支持，效果如下图所示：

数据分析已成为企业决策不可或缺的一环。而数据分析报表，作为数据呈现的重要载体，重要性更是不言而喻。报表的制作不仅关乎数据本身的准确性，更在于如何有效地传达信息，辅助决策者快速洞察问题并做出决策。

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