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1.目的
对与质量、环境管理体系有关的文件进行管制，确保在质量、环境管理体系有效运行的各个场所，都能得到和使用相应文件的有效版本。
2.范围
适用于质量、环境管理体系运行有关的文件，如管理手册、程序文件、作业指导书、记录等；以及适当范围的外来文件，如法律法规、标准和顾客提供的图样等。
3.职责
3.1管理手册和程序文件由管理部负责组织编制，总经理审核，总经理批准发布。
3.2其他控制所需文件由各相关部门负责撰写，总经理审核，总经理批准发布，管理部负责统一管理。
3.3管理部负责各文件，包括技术文件的管理控制，定期评审管理体系文件。
4.工作程序
4.1文件的审批
文件在发布前均需按权责审批其适用性和充分性。
4.2文件编号原则
管理体系文件的制订、修订均应由管理部以编号原则编号。其余文件按类别以发行日期加序号编号。
文件编号采用统一管理，由管理部负责。体系文件编号如下：
a.手册用XX-QEM-01
其中：XX——本公司的简称开测的首字母。QEM——手册的首字母。01——版本号。
b.程序文件用XX-QEP-ХХ
其中：XX——本公司的简称开测的首字母。QEP——程序文件中程序的首字母。ХХ——编号流水号。
c．其它文件
1.管理文件用XX-GL-ХХ
其中：XX——本公司的简称开测的首字母。GL——管理性文件中管理的首字母。ХХ——编号流水号。
2.外来文件用XX-WL-ХХ
其中：XX——本公司的简称开测的首字母。WL——外来文件中外来的首字母。ХХ——编号流水号。
3.记录XX-JL-ХХХ
其中：XX——本公司的简称开测的首字母。JL——管理性文件中管理的首字母。ХХХ——记录编号。
E.公司产品、技术图纸资料编号按公司产品规格型号进行管理。
4.3文件标识
4.3.1文件版本号为英文字母，版次号为阿拉伯字母。首版为A/0，每修订一次，，则更换版本版次为A/1，以后依此类推。
4.3.2文件和资料分为受控和非受控文件，受控文件须标识，非受控文件无任何印章。
4.3.3作废留存资料须标识“作废”。
4.4文件制订
由各部门指定专人，以各类文件标准格式拟定，按权责规定核准后交由管理部编制存档的《受控文件清单》，并由文件管理人员按规定对文件进行编号和印章,原稿文件不加盖任何图章，以确保文件及现行状态清晰,易于识别。
4.5文件分发
文件的发放范围由编制单位根据文件内容确定，管理部复印适当份数加盖印章后，按部门发行，并请接收部门在《文件发放回收记录表》上签收。
4.6文件修订
文件若不符合现状，需修改增订，由提议部门填写《文件处理通知单》，原拟订部门研究修改,原审批岗位的人员审批,若指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料,审批后由管理部进行变更，变更內容应于文件上加以注记或附录,并从所有发放或使用场所及时撤出失效和作废的文件，以防误用。
4.7文件作废
由提议部门填写《文件处理通知单》，经审批，若同意则交由管理部进行回收。
4.8文件回收
文件在修订和作废后应对非预期使用的文件进行回收，防止误用。文件的回收按《文件发放回收记录表》上的发放记录进行回收，回收已发出的所有该项文件，回收时须注意数量及内容的完整性。
4.9外来文件管理
各部门于接收到外部重要标准、图样、规范、技术资料时，须于审核后交管理部编号，并登录《外来文件清单》，原稿留管理部，需要时相关部门可借阅或取得复印件以使用，其管理方法与公司内部文件相同。
4.10文件保存
4.10.1原稿一律由管理部保存，不加盖印章；现场使用的作业指导书置于作业场所，
非现场使用的文件由各使用部门自行保存。
4.10.2旧版文件回收时，管理部须注明回收情形，各部门不得保留旧版，但管理部对历次旧版的原稿须予以保存，并加盖“作废”章以做区别，避免误用。
4.11文件销毁
各部门回收的旧版文件或顾客书面通知处理外来文件资料时，由管理部填写《文件处理通知单》报总经理审批，同意后进行统一销毁。
4.12文件的评审
当质量、环境和职业健康安全管理体系运行环境发生变化、文件(包括更改后的文件)，每年评审一次，由管理部组织相关部门对文件的适宜性和有效性进行评价，当出现下列特殊情况时，应及时对文件进行评审：
a) 法律法规及有关标准发生较大变化，企业现有管理程序难以满足时；
b) 产品结构作较大调整或工艺设备发生重大变化时；
c) 运行时暴露问题较多，出现严重不适应时。
评审方法：由管理部组织各部门及分公司下属部门集中对文件进行分析评价。评价依据为：运行综合检查情况、文件不适应信息反馈、上一阶段内审结果等。由评审引起的文件更改按4.6更改程序执行。
5.相关文件
《记录控制程序 》
6.相关记录
《文件发放回收记录表》
《受控文件清单》
《文件处理通知单》
《外来文件清单》
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