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项目管理精华,读书笔记9
一旦开始执行项目规划,你就要不断突破各种瓶颈,还记得之前说过,有些工作必须等其他工作结束后才能开始吗(“结束—开始”类的工作),奥利维亚必须先招聘了新员工后才能进行培训,伊芙必须先确定医院感染传播的原因才能制止其传播。当某项“结束—开始”工作没有按时完成时,你就遭遇了瓶颈。 这就是为什么你需要知道一个项目从头到尾的“关键路径”。
关键路径是项目从开始到结束所需要的最长路径,以及在不导致项目延期的前提下,每项工作开始和结束的最早及最晚时间。
在关键路径中的工作,其“开始和结束”时间的决定没有任何灵活可言,一项工作不能提前开始,因为必须等待另一项工作结束;而某项工作也不能拖延,因为会导致后续工作的延后。如果关键路径上遗漏了某项工作,你将面临极高的失败风险,并导致费用超支及项目截点延后。
了解了关键路径的含义,你就能够提前预测出瓶颈可能出现的位置,并通过规划在瓶颈出现前避免或绕道前进。
在确定关键路径后,你可以把关键路径工作分配给最得力的人选,而绝对不能分给新手或能力较差的人,否则将会大大增加风险,同时也要将最好的资源分配给关键路径工作,这样才能够最大程度地促使这些工作顺利按时完成。
值得注意的一点是,大多数项目团队成员都不止负责一个项目,他们还有其他的优先工作、其他的上级,不时要被拉去救火,而且还有其他日常工作。当不可抗力发生的时候,他们可能很难按时完成任务,因此你要时刻关注关键路径和其他较为灵活的工作,以便在关键路径工作遇到麻烦时,尽快将资源调配给关键路径项。
你可以使用下列技巧来避免关键路径中的瓶颈:
- 优秀的人员。把关键路径工作分配给最值得信任、最有才华、最可靠、最负责的成员,你最相信哪个核心成员能够按时完成工作呢?
- 交叉培训。保证不止一个人能够完成关键路径工作——这就需要在项目日程和预算允许的条件下,你应该训练团队成员完成不止一件工作,如果你最好的人选生病或者离职还有谁能胜任关键工作呢?
- 微型团队责任会议。你可以通过小型的确认会来保证项目按规划进行,这种小型的会议能够帮助你发现瓶颈,并将影响项目进程的破坏降低到最小
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