OA（数字化办公系统）是如何运作的——车辆管理功能拆解！

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本文将深入拆解OA系统中的车辆管理功能，探讨其如何帮助企业实现对车辆资源的全面、系统化管理，提升企业运营效率和资源利用率。

这是OA系统功能拆解系列的第三篇，总计需要拆解7大功能：

1. 办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
2. 固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
3. 车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
4. 法务管理：处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
5. 会议管理：负责会议的安排、通知、记录等工作
6. 访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理
7. 应收应付：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的两篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】功能，详见：

这篇来拆解第三个功能——【车辆管理】。

注：下方所用示例工具>>简道云车辆管理系统（可自定义修改）

车辆管理，简而言之，是对企业或组织所拥有的车辆进行全面、系统的管理和监督。其中包括：

• 车辆的购置、登记、调配使用：满足不同部门和人员的工作需求，提升工作效率。
• 保养维修：降低车辆故障和事故的发生率，保障人员和财产的安全。
• 保险事务、事故处理：发生事故及时处理
• 燃油消耗管理：避免不必要的开支。
• 驾驶员管理：提升驾驶安全性和服务质量

01 车辆管理业务流程

一般来说，车辆管理的业务主要包含购车、用车、维保、油卡管理四大模块，大致的流程图如下：

详细拆开来的话，车辆管理主要包含以下8大业务流程：车辆购置、车辆登记与档案建立、车辆调配与使用、车辆保养与维修、车辆保险与事故处理、车辆燃油管理、车辆费用核算、车辆报废与处置。

下面我们详细将每个功能拆解来看下它的实现逻辑和效果。

02 车辆管理功能详解

1. 车辆购置

车辆购置是车辆管理业务流程中的起始环节，通常是基于业务发展、运营需求和战略规划，经过对车辆类型、品牌、性能、价格等多方面因素的综合考量，选择合适的车辆，并完成购买的一系列操作，包括确定预算、选择供应商、谈判价格、签订合同、验收车辆等环节。

这一环节有并不是所有企业都有的。

2. 车辆登记与档案建立

车辆登记与档案建立是企业车辆管理中非常重要的一部分，这份档案里面记录了车牌号码、车辆品牌、基础/油卡信息、保养/保险记录等信息，其表单组成如下图所示：

基于这份档案，我们可以将一些数据自动关联起来，比如【加油记录】、【维修记录】关联了【车辆加油登记】和【车辆维修登记】表单。

以【加油记录】为例，通过查询，将该车辆有关的加油记录数据全部查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

车辆信息通过以下三个智能助手Pro，进行数据同步：

• 车辆保养里程数达标 ：当未报废车辆的「当前里程/km」字段被修改时，计算保养里程数是否达标，修改车辆信息中「是否达到保养里程」字段 ；
• 用车归还-用车情况 ：当用车归还流程结束时，修改「用车申请」中的还车状态、还车时间，以及「车辆信息」中的里程信息；
• 车辆维修状态-车辆基础信息 ：当车辆被发起维修时，根据维修情况、流程状态、车辆状态，同步修改「车辆信息」中的车辆状态。

3. 车辆调配与使用

车辆调配与使用是车辆管理中的关键环节，主要包括以下：

• 用车申请：员工或部门根据工作需要，提前提交用车申请，说明用车时间、事由、目的地等。
• 审批流程：申请经过相关负责人审批，确定车辆的调配。
• 出车记录：车辆出车时，记录出车时间、驾驶员、里程等信息。

效果如下：

1）员工根据实际需求，发起用车申请：

2）行政负责人收到待办后，对用车申请进行行政审批：

3）员工用车完毕后，发起还车申请：

4）库管收到待办后，核对确认车辆状态、车辆信息：

4. 车辆保养与维修

车辆维保可以帮助企业确保车辆安全行驶、延长使用寿命、提高性能、降低驾驶风险、减少维修成本。在简道云中，车辆保养与维修主要包含：

• 定期保养：按照车辆的保养手册和规定的里程或时间间隔，安排车辆进行保养。
• 故障维修：车辆出现故障时，进行维修申请和审批，选择维修厂进行维修。
• 维修记录：详细记录保养和维修的项目、费用、时间等。

以维修为例，效果如下：

1）库管对车辆进行维修登记：

2）维修人员收到待办后，进行维修取车：

3）维修完成后，库管确认维修情况，完成车辆维修：

剩下的就是一些油卡充值、登记等小的功能，比如：

（1）车辆燃油管理

• 加油卡管理：为车辆配备加油卡，设定加油规则和限制。
• 油耗记录：定期记录车辆的燃油消耗情况，分析油耗是否合理。

（2）车辆费用核算

• 统计费用：汇总车辆的购置成本、保养维修费用、保险费、燃油费等各项支出。
• 成本分析：对车辆的使用成本进行分析，为决策提供依据。

（3）车辆报废与处置

• 报废评估：当车辆达到报废标准时，进行评估和鉴定。
• 处置流程：按照规定的程序对报废车辆进行处置，如拍卖、拆解等。

总的来说，车辆管理是一项很重要但也挺复杂的工作。它直接关系到企业每天的运作、成本的把控还有形象的展示。

只有建立起一套完整又好用的车辆管理制度，在每个环节都管得严、盯得紧，才能让车辆发挥出最大的作用，给企业发展加油助力。

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