企业电子文档管理系统哪个好

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目前市面上文档管理系统千千万万，常让人眼花缭乱，难以抉择，作为公司一名小小的团队负责人，今天就来简单分享一下我在选择文档管理系统时的大体思路，我将从基本功能、工具软件三个个方面来进行阐述。

一、选择标准

对于很多中小团队来说，暂时还没有形成完整系统的内部知识管理体系，文档管理系统只需要满足基本需要就可以，不需要太多花里胡哨的功能。选择标准主要有：

1.灵活易用

从过程上来讲，学习门槛不要太高，便于所有业务人员实际操作。

2.助力团队成长

从结果来讲，助力团队创作和共享团队协作中的一切内容：公司制度、项目方案、产品资料、经验手册、培训考评、会议纪要、日报周报等，梳理业务资料，沉淀业务知识，制定业务规范。

3.多端使用

使用场景灵活，无论是在办公室用电脑，出差在外用手机还是放假在家用ipad，都能随时随地使用文档管理系统。

二、基本功能

顾名思义，文档管理系统是帮助文档的发布、存储、索引和检索的系统。虽然这类系统几乎只处理显性知识，但一个组织必须处理的文件数量之大使它们变得有用，在某些情况下甚至是强制性的。它们通常是内容管理系统的一部分。

一个文档管理系统会包括以下功能:

1. 获取：文件管理系统要使用纸质文件，必须对其进行扫描。对于需要执行此过程并且拥有大量纸面文档的企业来说，这可能既耗时又昂贵。
2. 使用元数据分类：元数据（关于数据的数据）用于识别文件，以便以后检索。它可以包括关键字、日期、作者等。用户经常被要求输入此元数据，或者系统可能会从文档中提取它。光学字符识别可用于识别扫描图像上的文本。
3. 索引：有许多不同的形式，一个好的索引系统至关重要，索引函数将使用元数据。
4. 检索：文件管理系统的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少复杂，允许按文档元数据的元素进行搜索，也可以通过搜索实际文档中的关键字/短语并使用语义分析来确定相关性。
5. 版本控制：不同版本文件的存储和管理适用于需要频繁更新的文件。允许授权用户返回到早期版本。
6. 管理和安全：任何信息技术系统都需要监管。用户需要不同级别的授权，某些更敏感的功能/文档仅对选定的用户/管理员可用，还需要备份，以防发生意外。

除此之外，它们还可能包括一系列可能的特点，包括多平台支持，多个/可定制接口，工作流模块，文件/格式转换等。相应的价格变化和解决方案应该仔细匹配组织的需求。还有一个叫做OpenKM的开源系统，尽管它对“知识管理”一词的使用有些误导性，但似乎已经获得了相当程度的普及。

与非电子系统相比，文件管理系统降低了操作成本，提高了检索效率和速度，改进了一致性，并且更安全（在文件备份和安全措施方面）。有成百上千的系统，每一个都有自己的优点和缺点。需要考虑的是:采购/设置成本，功能类型，培训，维护，易用性等。一定要根据您的具体需求和组织流程来评估每一个项目。

三、文档管理软件

Baklib是一款在线文档管理工具，无需本地部署有网就能使用。SaaS化软件性质比按版本售卖节省了很多开支。

易编辑易导入

编辑器上Baklib采用的是更易操作的Editor.js富文本编辑器与Markdown，在确保易于操作的同时更是满足了运营到开发为他们提供了更舒适的编辑体验。支持多种文件上传，实现文档资料的快速轻松存储管理，附件上传中支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。

集中存储

Baklib为团队与企业搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享，内置CDN加速操作快捷流畅。

多级分类标签精细化管理内部资料

为了方便内部资料的管理Baklib支持栏目多级分类、标签管理帮助企业更精细化的存储内部资料。

易展示易搜索易控制

使用Baklib进行文档管理，添加的内容最终会展示成为网页的样式方便查阅（通过站点权限配置可自由控制访问人群），在搜索上Baklib提供了全局检索和结果高亮的功能，帮助用户快速找寻文档资料。

数据备份

数据掌握在自己手上才是最安全的，一个好的知识库系统支持本地备份的功能必不可少。Baklib对数据采用了双重密钥加密存储确保数据安全，同时文档发布可历史永久保存确保永不丢失、完整的操作日志方便团队与个人危险操作有迹可循。每一步编辑都实时保存云端，不用担心数据丢失，并且还支持多种格式的数据导出和备份。

文档实时共享，支持多人协同在线编辑

Baklib支持多人协同编辑，最多支持200人同时编辑，管理员可为每个协作成员添加不同的权限，且每一篇文章都会显示被被哪些人员所编辑。

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