写在前头

尽管数据科学方向常用python、R和scala等工具，但简单的数据可视化和数据处理往往也需要Excel的辅助。一方面本系列教程面向数据分析新手，详尽地介绍Excel的各种操作，也同样适合中级分析师查漏补缺；另一方面本教程面向数据处理和分析，适合需要全面且系统掌握Excel数据分析技能的同学。

本章主要介绍Excel数据输入一些需要注意的点。

基本数据的输入

1、日期和时间型数据输入

日期和时间虽然也是数字，但是Excel识别出你输入的数字是日期/时间格式时，单元格的格式会自动由【常规】变为相应的【日期】【和时间】格式。

两种输入日期的方法：

• 用“/”或者“-”分隔合法日期中的年月日，Excel会将输入自动转化为日期格式
• 选中单元格后按【ctrl】+【;】组合键可以直接输入当前日期

同样，两种输入时间的方法：

• 用“:”分隔合法时间中的时分秒，Excel会将输入自动转化为当前时间
• 选中单元格后按【ctrl】+【shift】+【:】组合键可以输入当前时间

关于【日期】和【时间】更多格式选择可以在单元格格式中自己设置

设置更多【时间】格式

2、文本型数据输入

需要注意的是，如果你需要输入长串数字如身份证号，需要将单元格设置为【文本】格式再输入，否则数字会以科学计数法显示而丢失一部分数据。如下图所示：

有效性数据的输入

例如当你向用户收集他的学历信息时，希望用户只填入你期望的某些值，你可以选中单元格区域，然后依次点击【数据】→【数据验证】，选择序列（就是限定填充值，有其他有效性需求可以选择其他选项），在来源中输入限定的值或者单元格区域。

最终效果如下：

任何关于输入数据的简单验证都可以用此工具完成，需要自己探索相应的功能。并且该功能还能设置【输入信息】、【出错警告】和【输入法模式】等。

有规律数据的输入

1、简单复制或者序列填充

首先输入一个数字后下拉单元格得到一列数字，如下图：

点击右下角出现的填充选项：

选择“填充序列”就可以得到序列：

2、快速填充（智能识别输入公式）

最近算是一个比较火的功能，也确实比较好用。首先【开始】-【编辑】-【填充】-【快速填充】可以找到该功能描述，【ctrl】+【E】也能使用该功能。

看个简单的例子（在英文乱码和数字结合中提取数字），我们首先输入第一行作为填充参考，然后按【ctrl】+【E】得到数字。

相同数据的输入

在一个sheet页的多个单元格或多个sheet页的多个单元格输入相同的内容。以单个sheet页为例：

首先按【ctrl】选中多个单元格，在【输入框】输入“TOMOCAT”：

再按【ctrl】+【Enter】组合键：

利用记录单输入数据

当Excel行数或者列数较多时，可以使用记录单输入防止数据串行和串列，类似于关系型数据库的输入方式。

举个学生信息录入的例子帮助理解：

1、准备好学生信息表的表头（即字段名）

2、选中整个表单并查找“记录单”功能

3、一条条记录信息，点击“新建”后自动开始下一条

学过SQL的同学应该很熟悉，记录单也可以实现SQL的可视化增删改查功能，如果不会用或者不熟悉SQL的同学，可以根据文章最后的链接速成SQL。

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