工作小技巧分享—Excel与word的完美结合“邮件合并”

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2006年参加完医院面试第二周，接到了上岗通知，要求将excel表中的工资数据给每个职工打印工资单。怀着被试岗的忐忑，重温了大二的 visio foxpro课程，完成了报表的设计。

后来发现Word中的邮件合并功能，它傻瓜式的完美实现了Excel与Word的结合，解决了大量重复性的手工操作。前几天有同事问，下面我就将这个工作小技巧与大家分享一下。

拿“事业单位薪级工资调整”举例，每年年初年度考核合格及以上职工增加一级薪级，并为每位职工生成“正常增加薪级工资审批表”，如图一。

如果我们单位有3000名职工，如果一个人一个人录入，那将是很大的工作量。这时候邮件合并就上场了。

首先，我们需要将上述审批表中所需要的字段整理在excel表中，如图二。

上述图一与图二中的字段形成对照关系。下面打开图一中的word，点击邮件—开始邮件合并—邮件合并分布向导—下一步—选取收件人（点击浏览，连接到如图二所示的数据源）—下一步撰写信函，将鼠标移至图一word的“职工编码”处，其他项目中跳出插入合并域，选择与word中匹配对应的excel表中的字段名称，依次类推，对每一个字段都进行匹配。匹配完成后，预览信函，图二中的excel数据就显示在了word中了。Word与excel的关系建立。

这个时候，我们可能会发现还有一点点不是那么完美，比如说时间在word中会如下显示“12/30/2012”，这时候右击，选择“切换域代码”， 发现代码是这样的{MERGEFIELD 时间}，这是默认的格式。修改格式为{MERGEFIELD 时间 \@”yyyy/MM/dd hh:mm:ss”}，然后点击更新域，点击预览结果，可以看到日期就是想要的格式了2012/12/30。

小技巧大感悟，创新之处就在壁垒之间。